Faktury stanowią kluczowy element w działalności każdej firmy. Dlatego ważne jest, aby zawierały niezbędne informacje, które umożliwią skuteczne odczytywanie faktur. Bez względu na to, czy jesteśmy wystawcami czy odbiorcami faktur, musimy wiedzieć, jakie dane powinny znaleźć się na tym dokumencie. W niniejszym artykule przedstawimy najważniejsze informacje, które należy uwzględnić na fakturze, aby ułatwić odczytywanie faktur zarówno dla nas samych, jak i dla naszych kontrahentów.
Numer, data i miejsce wystawienia faktury
Podstawowym elementem każdej faktury jest numer, który jednoznacznie identyfikuje dokument i umożliwia jego odczytanie w systemie ewidencji finansowej. Numer powinien być unikatowy i niepowtarzalny. Ponadto, na fakturze należy ująć datę i miejsce jej wystawienia, aby możliwe było ustalenie terminu płatności oraz lokalizacji firmy sprzedającej.
Dane sprzedawcy i nabywcy
Ważną informacją na fakturze są dane sprzedawcy i nabywcy. Należy umieścić nazwę firmy, adres, NIP oraz ewentualnie REGON i numer KRS. Dzięki tym danym możliwe jest ustalenie stron transakcji oraz określenie przynależności podatkowej.
Opis towarów lub usług
Kolejną istotną informacją na fakturze jest dokładny opis towarów lub usług, które są przedstawione w transakcji. Odpowiednie oznaczenie towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa oraz wartość całkowita powinny być czytelnie przedstawione na fakturze.
Stawka podatku VAT
W przypadku, gdy transakcja jest objęta podatkiem VAT, na fakturze powinna być określona stosowana stawka podatku oraz kwota należnego podatku VAT. Istotne jest również oznaczenie, czy na fakturze zastosowano zwolnienie z VAT lub odwrotne obciążenie.
Razem do zapłaty
Na fakturze powinna znaleźć się informacja o całkowitej wartości zamówienia, czyli razem do zapłaty. Wartość ta powinna być wyrażona zarówno netto (bez podatku) jak i brutto (z podatkiem VAT).
Termin płatności
Podstawową informacją na fakturze jest ustalenie terminu płatności – czyli daty, do której należy uregulować należność. Na fakturach stosuje się różne terminy płatności, od 7 do 30 dni lub więcej, w zależności od indywidualnych umów handlowych lub regulacji prawnych.
Numer konta bankowego
Aby możliwa była płatność, na fakturze powinien znaleźć się numer konta bankowego, na które należy przelać należność. Numer konta powinien być czytelny i dokładny, bez żadnych błędów, aby uniknąć problemów z identyfikacją płatności.
Odczytywanie faktur
Ważne jest, aby na fakturze umieszczać wszystkie podstawowe informacje, które są niezbędne do odczytania i prawidłowego rozliczenia dokumentu. Od czytelności faktury zależy nie tylko sprawne prowadzenie księgowości, ale także przestrzeganie przepisów podatkowych. Dlatego warto zwracać uwagę na odpowiednie formatowanie i wypełnienie faktur, aby ułatwić odczytywanie informacji.
Zdjęcie:Sean Pollock https://unsplash.com/photos/low-angle-photo-of-city-high-rise-buildings-during-daytime-PhYq704ffdA